■ はじめに：名簿管理を「Googleフォーム」で済ませていませんか？

民泊・簡易宿所・特区民泊の運営者の中には、

「宿泊者名簿？Googleフォームでいいよね、無料だし」

という認識で運用しているケースが少なくありません。

確かに、Googleフォームは便利で手軽なツールです。しかし、これはあくまで**「個人向けのアンケート収集ツール」**であって、

宿泊業における公的帳簿の要件や、法的・国際的な信頼性を担保する設計にはなっていません。

今回はその中でも特に深刻な問題――

「中国からアクセスできない」ことを知っていますか？

について詳しく解説します。

■ 中国人ゲストには「Googleフォームは届かない」

中国では、国家のインターネット規制「グレートファイアウォール」によって、多くの海外サービスへのアクセスが制限されています。Google関連サービス（Gmail、YouTube、Google Drive、Googleフォームなど）も一切アクセス不可です。

つまり：

• 中国本土から旅行してくるゲストは、Googleフォームのリンクを開けません

• 入力画面までたどり着かず、名簿記入が不可能になります

• 情報収集が滞り、法的な宿泊者名簿が不備のままとなる可能性が高まります

これは単なる「不便」ではありません。

外国人のパスポート確認・国籍記録は旅館業法上の義務です。

それが中国人旅行者（インバウンドの大きな市場）のみ正しく取得できていない状況は、明確なリスク管理の欠陥と判断される恐れがあります。

■ Googleフォーム利用に潜む法的・運営上のリスク（再掲＋補強）

① セキュリティが不十分で、個人情報保護法・旅館業法に抵触

スプレッドシートの改ざん、第三者アクセス、記録の欠落などが想定されます。

② 旅館業法の「帳簿としての要件」を満たさない

ログの保存性・真正性・日付署名などが不十分。紙の帳簿または認証されたシステムが必要。

③ 外国人対応の面で完全に破綻する可能性がある（中国人を中心に）

• Googleへのアクセスブロック

• パスポートアップロード不可

• 管理者が「未記入のまま宿泊させる」リスクを抱える

■ 実際に起きている問題と指導事例（例）

• 中国人ゲストが宿泊前にGoogleフォームに記入できず、現地で紙対応→不備が残る

• 立ち入り調査で「外国人名簿の記録が一部欠けている」として是正勧告

• Googleフォームで収集した名簿のセキュリティが甘く、外部に情報漏洩

これらは「知らなかった」「便利だから」で済まされない問題です。

■ 正しい対応とは？国際対応も含めた名簿収集の最適解

以下のいずれかの手段で対応すれば、法的・運用的にも信頼性が高くなります：

◎ 民泊PMS（予約管理・宿泊者情報収集機能付き）

AirHost,  Beds24など：

• マルチ言語対応（英語・中国語可）

• 政府提出用の名簿PDF出力機能あり

• パスポートアップロード、入退室時間記録など一元管理

◎ 自社システムの開発

• セキュリティの整ったサーバーに名簿を保管

• 中国内からもアクセス可能なドメイン・インフラに対応

■ 結論：「便利だから」では済まされない時代に

Googleフォームは日常的な情報収集には便利なツールです。

しかし、宿泊者名簿のような「法的義務」と「インバウンド対応」が求められる場面では、決してふさわしい手段ではありません。

特に中国人旅行者を迎える予定のある施設では、

「最初からGoogleフォームでは届かない」という現実を理解することが重要です。

✅ 最後に：あなたの施設、宿泊者名簿は本当に大丈夫ですか？

こんな兆候があるなら、見直しを検討しましょう：

• Googleフォームを使って宿泊者情報を集めている

• 外国人ゲストに記入を求めても返信率が悪い

• パスポートの確認記録が手元にない

• 入退室の時間記録をしていない

• データ保存方法が不明確

名簿管理の不備＝営業停止のリスクです。

「楽をしていたつもりが、営業できなくなった」なんて本末転倒を避けるためにも、

今こそ、正しい運用体制を見直しましょう。

 

このコラムについて

本コラムは、民泊運営歴10年・宅地建物取引士資格を持つ管理部長・柳瀬が、実務経験をもとに執筆しています。

OTA（Airbnb・Booking.com 等）の実運用、価格調整・稼働率改善、住民・ゲスト・管理組合とのトラブル対応、行政対応・是正指導、うまくいかなかった運営や撤退判断まで――現場責任者として経験してきた民泊運営のリアルを踏まえた内容です。

本コラムでは、きれいな成功談や理想論だけのノウハウではなく、

**「実際に現場で何が起きるのか」「どこでつまずきやすいのか」「判断を誤りやすいポイントはどこか」**を、実務目線でお伝えしています。

コラムを読んで

「今の運営、このままで大丈夫なのか」

「一度、第三者の意見を聞いてみたい」

「これから民泊・貸別荘を始めたいが、何から考えるべきか分からない」

と感じた方は、運営相談・新規相談だけでもお気軽にお問い合わせください。

現状整理から方向性の確認まで、実務経験をもとにお話しさせていただきます。